En kørebog over erhvervskørsel i egen bil skal dokumentere både turene og grundlaget for dit fradrag. Som ejer af en enkeltmandsvirksomhed står du bedre ved en kontrol fra Skattestyrelsen, når registreringer, bilag og bogføring hænger sammen. Arbejdet begynder derfor før den første kundetur, ikke først når årets skatteregnskab skal afsluttes.

Afklar skattebehandlingen før du opretter din kørebog

Begynd med at afklare, hvordan bilen behandles skattemæssigt. Når du bruger din private bil til virksomhedens kørsel, kan fradraget som udgangspunkt beregnes efter Skatterådets satser eller ud fra den erhvervsmæssige andel af de faktiske biludgifter. Metoderne kræver forskellig dokumentation, og valget får derfor betydning for din arbejdsgang. Bruger du virksomhedsordningen, eller overvejer du at lade bilen indgå i virksomheden, bør du få afklaret den skattemæssige behandling særskilt.

Som ejer af en enkeltmandsvirksomhed er du ikke din egen ansatte. Du kan derfor ikke udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dig selv efter reglerne for ansatte. I stedet skal du dokumentere virksomhedens fradrag. Bed eventuelt din revisor om at gennemgå beregningsmetoden og reglerne for et senere metodeskifte, før du begynder at bogføre. Også med gratiskorebog.dk skal dokumentationen stemme med virksomhedens bogføring.

Fastlæg hvilke ture der er erhvervskørsel

Gennemgå dine forventede kørselsmønstre, inden kalenderen bliver fyldt. Ture mellem arbejdssteder og kørsel til kunder kan være erhvervsmæssige, men en arbejdsrelateret aftale gør ikke automatisk hele dagens kørsel fradragsberettiget. Vær særligt opmærksom på kørsel mellem hjem og arbejdssted. Her kan blandt andet 60-dages-reglen få betydning for, hvordan turen skal behandles. Hold derfor styr på besøgsdagene, hvis du ofte kører direkte hjemmefra til det samme arbejdssted.

Tag også stilling til ture, der kombinerer arbejde og private ærinder. Kører du fra en kunde til et privat indkøb og derefter hjem, skal den private kørsel holdes uden for erhvervskørslen. Registrer delstrækningerne hver for sig, mens du stadig husker dagens forløb. Så afhænger dokumentationen ikke af din hukommelse flere måneder senere. Almindeligt befordringsfradrag og fradrag for erhvervskørsel må ikke dække de samme kilometer.

Giv kørebogen faste felter fra begyndelsen

Vælg et system, du får brugt i hverdagen. Et regneark, en papirbog eller en digital løsning kan fungere, men oplysningerne skal være tilstrækkelige og kunne fremlægges ved en kontrol. Registrer bilens registreringsnummer, dato, kilometertællerens stand ved turens begyndelse og afslutning, startsted, destination og eventuelle delmål. Noter desuden turens erhvervsmæssige formål og antal kørte kilometer. Brug konkrete adresser frem for blot bynavne, så ruten kan følges.

Beskriv formålet mere præcist end blot »arbejde« eller »kundebesøg«. Skriv eksempelvis »opmåling til tilbud hos kunde«, og tilføj en reference til kunden eller opgaven. Bruger du flere biler i løbet af året, skal hver tur kunne knyttes til den rigtige bil. Noter også kilometertællerens stand ved årets begyndelse og slutning, så du kan afstemme årets samlede kørsel.

Indarbejd registreringen i selve køredagen

Gør registreringen til en fast rutine før afgang og efter ankomst. Før turen kan du hente adresse og opgavereference fra kalenderen. Ved ankomst noterer du den faktiske kilometerstand og eventuelle ændringer i ruten. En planlagt rute dokumenterer ikke, at turen er gennemført. Registreringen skal derfor afspejle det, der faktisk skete, også når et møde bliver aflyst, eller du må tage en omvej.

Automatisk registrering kræver også, at du gennemgår turene. Systemet ved ikke nødvendigvis, om et stop var privat eller erhvervsmæssigt. Ret fejl hurtigt, og bevar så vidt muligt et spor af, hvad du har ændret og hvorfor. En kort bemærkning om vejarbejde kan for eksempel forklare, hvorfor en tur var væsentligt længere end den sædvanlige rute mellem to adresser.

Knyt turene til virksomhedens øvrige dokumentation

Afsæt tid hver uge til at sammenholde kørebogen med kalender, arbejdsordrer, tilbud og fakturaer. Der behøver ikke at være en faktura for hver tur. Et salgsmøde kan ende uden en ordre. Du skal derimod kunne forklare forbindelsen mellem kørslen og virksomhedens aktiviteter. En mødebekræftelse eller en opgavereference kan understøtte forklaringen, hvis der senere bliver spurgt til besøget.

Kontrollér samtidig datoer og adresser. Viser kalenderen et møde i Odense, mens kørebogen angiver en kunde i Kolding, bør du afklare forskellen med det samme. Brug gerne samme opgavenummer i kørebogen og bogføringen. Gem bilag og øvrig dokumentation, så du kan finde oplysningerne om en bestemt tur uden at gennemgå et helt års beskeder og løse papirer.

Afstem kilometer og fradrag før bogføring

Når perioden slutter, skal du afstemme kilometerne, før du beregner fradraget. Se efter dubletter, manglende returture og private strækninger, der ved en fejl er registreret som erhvervskørsel. Sammenhold også kørebogen med bilens samlede kørsel. Erhvervskilometerne kan ikke overstige det antal kilometer, bilen faktisk har kørt. Værkstedsbilag med kilometerstand kan bruges som supplerende kontrolpunkter.

Beregner du fradraget efter satser, skal du bruge satserne for det relevante indkomstår og holde styr på årets samlede erhvervskørsel i forhold til satsgrænsen. Bruger du de faktiske udgifter, skal beregningen bygge på dokumenterede biludgifter og en dokumenteret fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Du må ikke både tage et kilometerbaseret fradrag og fratrække de samme driftsudgifter særskilt. Parkering og andre udgifter, der er omfattet af særlige regler, bør vurderes hver for sig.

Forbered materialet til en mulig kontrol

Afslut året med at samle kørebog, beregninger og tilhørende bilag. Materiale, der indgår i regnskabsgrundlaget, skal som udgangspunkt opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Sørg for, at registreringerne stadig kan læses, hvis du skifter program eller opsiger et abonnement. Gem en læsbar eksport og en sikkerhedskopi. Kontrollér også, at eksporten indeholder oplysninger om de enkelte ture og ikke kun månedlige summer.

Skriv et kort notat om den anvendte beregningsmetode, bilens registreringsnummer og eventuelle særlige forhold i året. Ved en henvendelse fra Skattestyrelsen kan du dermed finde de efterspurgte perioder og vise sammenhængen mellem tur, formål og fradrag. Mangler der en oplysning, bør du beskrive manglen og fremlægge den dokumentation, du har, frem for at udfylde hullet med et gæt.