Når en virksomhed forbereder et ubetalt krav til inkasso, ligger arbejdet ofte i detaljerne. En faktura viser, hvad der er opkrævet, men ikke nødvendigvis, hvad kunden har bestilt, hvorfor beløbet er korrekt, eller hvordan en senere delbetaling skal fordeles. Et gennemarbejdet sagsmateriale forbinder aftalen, leveringen, betalingshistorikken og korrespondancen. Dermed slipper en ekstern samarbejdspartner for først at skulle gætte sig til sammenhængen. Samtidig får du afklaret, om sagen er klar til at blive sendt videre, eller om kunden stadig mangler et svar.

Begynd med grundlaget for dit krav til inkasso

Start med at undersøge, hvem der har indgået aftalen, og hvad den omfatter. Navnet på fakturaen er ikke tilstrækkeligt, hvis ordrebekræftelsen peger på en anden juridisk person. Det kan eksempelvis ske, når en medarbejder bestiller til en afdeling, mens fakturaen bagefter udstedes til et andet selskab i samme koncern. Sammenhold virksomhedsnavn, adresse og eventuelt CVR-nummer på tværs af materialet.

Find derefter dokumentationen for selve bestillingen. Det kan være et accepteret tilbud, en underskrevet kontrakt eller en mail, hvor kunden godkender pris og omfang. Ved mundtlige aftaler bør du samle notater fra tidspunktet for aftalen og den efterfølgende korrespondance, som belyser den. Et notat skrevet efter konfliktens opståen er ikke det samme som en skriftlig accept fra kunden.

Kontrollér også, hvilke betalingsvilkår der faktisk blev aftalt. En betalingsfrist, der først fremgår af fakturaen, dokumenterer ikke i sig selv, at kunden tidligere har accepteret den. Notér eventuelle uklarheder åbent i sagsbeskrivelsen, så samarbejdspartneren kan tage højde for dem fra begyndelsen.

Saml fakturaen med dokumentation for leveringen

Gem den oprindelige faktura i et læsbart format, gerne som PDF, og kontrollér fakturanummer, fakturadato, beløb og forfaldsdato. Hvis fakturaen er rettet, skal sammenhængen mellem original, kreditnota og ny faktura fremgå tydeligt. To fakturaer for samme levering må ikke komme til at ligne to selvstændige krav. Bevar dokumenterne, men forklar, hvilket beløb der fortsat kræves betalt.

Knyt fakturaen til det arbejde eller den vare, kunden har modtaget. Ved varesalg kan dokumentationen være en følgeseddel eller leveringskvittering. Ved en serviceopgave kan det være arbejdssedler, en afleveringsmail eller en godkendt timeopgørelse. Materialet bør vise mere end blot, at din virksomhed har oprettet en faktura i bogføringen.

Har kunden bestilt ekstraarbejde, skal accepten af det også med. En faktura på eksempelvis 18.750 kr. kan dække både det oprindelige tilbud og en senere tilføjelse. Angiv, hvilke bilag der underbygger hver del. Så kan samarbejdspartneren skelne mellem en dokumenteret bestilling og et beløb, der stadig kræver en forklaring fra din side.

Afstem betalingshistorikken uden løse poster

En kontoudskrift fra debitorbogholderiet er et udgangspunkt, men den bør afstemmes med de betalinger, virksomheden faktisk har modtaget. Se især efter indbetalinger uden fakturanummer, betalinger fra tredjemand og beløb, der er bogført på en anden kundekonto. Kunden kan have brugt virksomhedens tidligere navn som reference, eller en indbetaling kan stadig stå på en mellemregningskonto.

Lav derefter en opgørelse, hvor oprindeligt fakturabeløb, kreditnotaer, delbetalinger og restbeløb kan følges hver for sig. Hvis en faktura på 12.500 kr. er reduceret med en kreditnota på 2.500 kr. og en betaling på 4.000 kr., er den resterende hovedstol 6.000 kr. Eventuelle renter og gebyrer skal fremgå særskilt og have et gyldigt grundlag.

Notér datoen for den seneste afstemning. En saldo fra sidste måned kan være forkert allerede ved overdragelsen. Aftal internt, hvem der kontrollerer nye indbetalinger, og hvordan samarbejdspartneren får besked. Ellers risikerer kunden at modtage et betalingskrav, som ikke tager højde for en nylig overførsel. Gem også oplysninger om eventuelle tilbageførsler, så hele betalingsforløbet kan forklares.

Bevar korrespondancen og markér kundens indsigelser

Saml hele den relevante korrespondance, ikke kun de beskeder, der støtter virksomhedens egen opfattelse. En mail om, at kunden betaler fredag, kan være fulgt af en indsigelse mandag. Begge dele hører til i sagen. Bevar datoer, afsendere og vedhæftninger, så beskederne kan læses i deres oprindelige sammenhæng. Et løsrevet skærmbillede uden dato giver ofte flere spørgsmål end svar.

Skeln mellem manglende betaling og uenighed om kravet. Hvis kunden mener, at leveringen er mangelfuld, prisen er forkert, eller aftalen er opsagt, skal indsigelsen fremgå tydeligt. Skriv også, hvordan virksomheden har svaret, og om der er tilbudt afhjælpning, prisafslag eller en anden løsning. En reel tvist kræver en anden vurdering end en faktura, kunden blot ikke har reageret på.

Telefonsamtaler kan beskrives i korte, daterede notater. Angiv, hvem der deltog, hvad der blev sagt, og om noget blev aftalt. Undgå at gengive et løst udsagn som et bindende betalingsløfte. Send gerne en skriftlig bekræftelse efter en samtale, men adskil din egen bekræftelse fra kundens eventuelle accept.

Kontrollér varsling, renter og gebyrer før inkasso

Inden sagen går videre, bør du kontrollere, om det nødvendige påkrav er sendt korrekt. Før der iværksættes inkassoskridt, som medfører yderligere omkostninger for skyldneren, skal der som udgangspunkt være sendt en påkravsskrivelse med de oplysninger, der er nødvendige for at bedømme kravet. Den skal give en frist på mindst ti dage fra afsendelsen til betaling uden yderligere omkostninger. Få den konkrete formulering vurderet, hvis du er i tvivl. Dansk Inkasso beskriver sin inkassobehandling på inkasso.dk.

Gem både skrivelsen og dokumentationen for afsendelsen. En kopi i en mappe viser indholdet, men ikke nødvendigvis, hvornår eller hvordan den blev sendt. Kontrollér desuden modtageroplysningerne. En gammel mailadresse eller en forkert postadresse kan få betydning for vurderingen af det videre forløb.

Gennemgå renter og gebyrer særskilt. Et beløb bliver ikke berettiget, alene fordi økonomisystemet automatisk har tilføjet det. Grundlag, satser, datoer og eventuelle lovbestemte begrænsninger skal passe til sagen. Vær også opmærksom på kravets alder og eventuel forældelse. En almindelig rykker afbryder ikke i sig selv forældelsen, så ældre krav bør vurderes konkret, inden du bruger yderligere tid på opkrævningen.

Pak sagen, så bilagene kan læses i sammenhæng

Når materialet er kontrolleret, skal det organiseres til overdragelsen. Skriv en kort sagsbeskrivelse med kundens identitet, aftalens indhold, restkravet og de forhold, der kræver særlig opmærksomhed. Beskriv faktiske hændelser frem for kundens formodede hensigter. Oplysningen om, at kunden ikke har svaret på to henvendelser, er mere brugbar end en vurdering af, at kunden forsøger at slippe for betaling.

En praktisk bilagspakke kan bygges sådan op:

• Aftalegrundlag med tilbud, accept og relevante betalingsvilkår.
• Fakturaer, kreditnotaer og dokumentation for levering eller udført arbejde.
• Afstemt saldo med daterede betalinger og særskilt opgjorte renter og gebyrer.
• Korrespondance, samtalenotater og kundens eventuelle indsigelser.
• Påkravsskrivelse med oplysninger om afsendelse og betalingsfrist.

Giv filerne entydige navne, eksempelvis fakturanummer efterfulgt af dokumenttype og dato. Undlad at sende fem næsten ens versioner uden forklaring. Hvis en version er erstattet, skal det fremgå. Medtag kun personoplysninger, som er relevante for sagens behandling, og brug en passende sikker overførselsmetode. Oplys også, hvem hos virksomheden der kan besvare spørgsmål om henholdsvis levering og bogføring. Det er ikke altid den samme person, og navngivne kontaktpersoner kan spare flere interne videresendelser.

Aftal rammerne med din eksterne samarbejdspartner

Før du overlader sagen til en ekstern samarbejdspartner, skal du kende både opdragets omfang og prisvilkårene. Spørg, hvad der sker, hvis kunden fremsætter en indsigelse, hvis betalingen udebliver, eller hvis sagen kræver retslige skridt. Få præciseret, hvilke udgifter virksomheden selv kan komme til at betale. En prismodel med betaling ved inddrivelse fortæller ikke nødvendigvis hele historien om mulige udlæg og øvrige omkostninger.

Dansk Inkasso kan indgå som et eksempel, når du undersøger mulige samarbejdspartnere. Brug oplysningerne på virksomhedens hjemmeside som udgangspunkt for at stille konkrete spørgsmål om aftalen, sagsgangen og det materiale, du skal aflevere. Få vilkårene bekræftet skriftligt frem for at antage, at en generel beskrivelse dækker netop din sag.

Ved valg af et inkassobureau kan du kontrollere autorisationen i den officielle liste over autoriserede inkassovirksomheder på politiets hjemmeside. Sammenhold det juridiske navn i oversigten med navnet og virksomhedsoplysningerne i aftalen. En lignende betegnelse eller et logo er ikke tilstrækkelig identifikation. Advokaters inkassovirksomhed er underlagt andre rammer end autoriserede inkassobureauers, så kontrollen skal passe til den valgte samarbejdspartner.

Aftal en fast procedure for betalinger efter overdragelsen. Hvis kunden betaler direkte til virksomheden, skal oplysningen straks videre sammen med beløb, dato og reference. Fastlæg også, hvem der må acceptere en afdragsordning eller et forlig, og hvilke henvendelser virksomheden selv fortsat besvarer. Skriv beføjelserne ind i aftalen, så det er klart, hvornår samarbejdspartneren skal indhente virksomhedens godkendelse, før et tilbud accepteres.